ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

platné a účinné od: 1.10.2025

Tento dokument vysvětluje, jak Atlixco z. ú., se sídlem Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1, IČO: 23836644 (dále jen "Ústav" nebo "my"), zpracovává osobní údaje v souvislosti s provozem webových stránek www.atlixco.xz a s poskytováním našich služeb, zejména škol v přírodě a táborů, a zároveň Vás tímto informuje o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje, resp. osobní údaje Vašeho dítěte, v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecně známým jako GDPR).

Shrnutí: Údaje zpracováváme především proto, abychom s Vámi uzavřeli a splnili smlouvu, abychom splnili naše zákonné povinnosti (např. účetnictví), a na základě našeho oprávněného zájmu (např. základní provoz webu, přímý marketing vůči našim klientům). U některých činností požádáme o souhlas (např. použití fotografií pro propagaci nebo zpracování vybraných zdravotních údajů nad nezbytný rozsah).

1) Kdo je správcem a jak nás kontaktovat

Správce: Atlixco z. ú. se sídlem Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1, IČO: 23836644; email: info@atlixco.xz
Telefon: +420 727 958 070
Poštovní adresa pro uplatnění práv: Atlixco z.ú., U Školské zahrady 430/9, Praha 8

2) Rozsah tohoto oznámení

Tyto zásady se vztahují na zpracování osobních údajů:

návštěvníků a uživatelů našich webových stránek,
zástupců škol, se kterými uzavíráme smlouvy o organizaci škol v přírodě (ŠVP),
účastníků táborů (u nezletilých jejich zákonných zástupců),
pedagogického dozoru a dalších osob zapojených do organizace akcí.

Naše školy v přírodě ani tábory nejsou "zájezdy" podle § 2521 a násl. občanského zákoníku. Jedná se o samostatné akce organizované mimo režim regulace zájezdu.

3) Jaké údaje zpracováváme a proč

Školy v přírodě (smlouva se školou)

Kategorie údajů:

identifikační a kontaktní údaje zástupců školy (jméno, příjmení, funkce, e‑mail, telefon),
účastníci (žáci a pedagogický dozor): jméno, příjmení, třída/role, organizační informace (ubytování, rozdělení do skupin), údaje o účasti, základní kontakty pro komunikaci s rodiči,
zdravotnía dietní informace pouze v nezbytném rozsahu pro bezpečnou účast na ŠVP (např. alergie, diety, medikace),
platební a fakturační údaje v nezbytném rozsahu.

Účely a právní základy:

Plnění smlouvy uzavřené se školou a jednání před jejím uzavřením (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR),
Splnění právních povinností (účetnictví, daňové povinnosti apod.; čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR),
Oprávněné zájmy (organizace, bezpečnost akce, komunikace se školou a pedagogickým dozorem; čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR),
Zvláštní kategorie údajů (zdravotní): zpracování nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů účastníků (čl. 9 odst. 2 písm. c) GDPR) a/nebo na základě výslovného souhlasu zákonného zástupce, pokud je vyžadován (čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR).

Společní správci: U ŠVP můžeme působit jako společný správce se školou. Strany si v takovém případě rozdělí odpovědnosti (organizace, komunikace, vedení seznamů účastníků, bezpečnost, vyúčtování). Ústav je kontaktní místo pro uplatnění práv subjektů údajů. O konkrétní dohodě a kontaktech informujeme školu i účastníky před konáním akce.

Zdroje údajů: údaje primárně poskytuje škola. V případě, že škola pověří Ústav administrací přihlášek a plateb, může sběr probíhat i prostřednictvím našeho on‑line formuláře.

Tábory (smlouva s účastníkem)

Kategorie údajů:

identifikační a kontaktní údaje účastníků a jejich zákonných zástupců,
organizační údaje (vybraná turnus/ubytování, skupina),
zdravotní a dietní informace v nezbytném rozsahu (alergie, diety, medikace),
platební a fakturační údaje, údaje o účasti, komunikace.

Účely a právní základy:

Plnění smlouvy s účastníkem/zákonným zástupcem a jednání před jejím uzavřením (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR),
Splnění právních povinností (účetnictví, daňové povinnosti atd.; čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR),
Oprávněný zájem (zajištění bezpečnosti a organizace akce; čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR),
Zvláštní kategorie údajů (zdravotní): výslovný souhlas zákonného zástupce a/nebo ochrana životně důležitých zájmů účastníka (čl. 9 odst. 2 písm. a) a c) GDPR).

Fotografie a video záznamy: Pro propagační účely (web, sociální sítě, tiskoviny) je pořizujeme pouze na základě souhlasu účastníka / zákonného zástupce. Souhlas je dobrovolný a lze jej kdykoliv odvolat; odvolání nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování.

Web, formuláře a marketing

Kontaktní formuláře: vyřizování dotazů (právní základ: náš oprávněný zájem a/nebo kroky před uzavřením smlouvy).
Newsletter / obchodní sdělení: pouze našim klientům v rámci oprávněného zájmu nebo na základě souhlasu; vždy umožňujeme jednoduché odhlášení.
Cookies: používáme pouze nezbytné cookies. Pro analytické/marketingové soubory cookies (pokud je zavedeme) budeme žádat souhlas; podrobnosti uvádíme v samostatné Cookie liště/Zásadách cookies.

4) Komu údaje předáváme

Předání probíhá jen v nezbytném rozsahu a s ohledem na princip minimalizace:

poskytovatelé ubytování, stravování, dopravy a další dodavatelé zajišťující program akce,
poskytovatelé IT a platebních služeb (hosting, e‑mail, platební brána),
účetní, daňoví a právní poradci, auditoři,
pojišťovna (pokud je sjednáváno pojištění),
veřejné orgány, pokud nám to ukládá zákon.

Údaje nepředáváme mimo EU/EHP, ledaže by to bylo nutné a současně by byly zajištěny odpovídající záruky podle kapitoly V GDPR (standardní smluvní doložky apod.).

5) Doba uchování

Organizační údaje k jedné akci (ŠVP/tábor): po dobu přípravy a konání akce a dále po dobu nezbytnou k ochraně práv a řešení případných požadavků, nejdéle 3 roky po skončení akce.
Zdravotní a dietní údaje: pouze po nezbytnou dobu pro konání akce; nejdéle 30 dní po jejím skončení, poté provedeme výmaz/anonymizaci.
Účetní doklady a daňové záznamy: po dobu stanovenou právními předpisy (typicky až 10 let od konce účetního období).
Marketingové kontakty: do odvolání souhlasu / vznesení námitky nebo po přiměřenou dobu trvání našeho vztahu.

Konkrétní doby uchování se mohou lišit dle povahy akce a právních požadavků; přesné lhůty Vám rádi sdělíme na vyžádání.

6) Vaše práva

Máte právo požadovat přístup k osobním údajům, opravu nepřesných údajů, výmaz, omezení zpracování, právo vznést námitku (zejména proti zpracování pro přímý marketing) a právo na přenositelnost údajů, pokud je to technicky proveditelné. Pokud zpracování stojí na souhlasu, máte právo jej kdykoliv odvolat.

Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce (lze prodloužit o 2 měsíce u složitých žádostí). Práva můžete uplatnit e‑mailem, dopisem nebo prostřednictvím formuláře na webu.

7) ŠVP: společné správcovství se školou

Pokud je u konkrétní ŠVP uzavřena dohoda o společném správcovství mezi Ústavem a školou, platí:

subjekty údajů (žáci, jejich zákonní zástupci a doprovázející pedagogové) mohou vykonávat svá práva vůči kterékoliv ze stran;
kontaktním místem je zpravidla Ústav (viz hlavička těchto zásad), který koordinuje vyřízení žádostí a komunikaci s dozorovým úřadem;
každá strana vede vlastní záznamy o činnostech zpracování, zajišťuje odpovídající technická a organizační opatření a uzavírá smlouvy se svými zpracovateli;
při incidentu si strany poskytnou součinnost, ohlášení dozorovému úřadu koordinuje kontaktní strana.

Podrobnosti včetně dob uchování a zapojených dodavatelů sdělujeme škole při sjednání konkrétní akce.

8) Jak chráníme Vaše údaje

Uplatňujeme technická a organizační opatření odpovídající rizikům (řízení přístupů a práv, šifrování a pseudonymizace vybraných dat, školení personálu, smluvní zajištění se zpracovateli, pravidelné kontroly).

9) Podávání stížností

Domníváte‑li se, že s Vašimi údaji nenakládáme v souladu s právem, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz). Rádi však vše vyřešíme i přímo s Vámi – kontaktujte nás, prosím, přednostně na výše uvedených kontaktech.

10) Automatizované rozhodování

Automatizované individuální rozhodování s právními účinky vůči Vám neprovádíme; netvoříme ani profilování, které by mělo podobné významné dopady.

11) Aktualizace tohoto dokumentu

Zásady čas od času upravujeme (např. z důvodu změn v našich procesech nebo právních předpisů). Vždy uvádíme datum účinnosti a novou verzi zveřejníme na našem webu.

Odkaz ke stažení privacy_policy_web ver1